Salibandyseura Vantaa ry, rekisteri- ja tietosuojaseloste
Päivitetty 16.1.2019 (viimeisimmät muutokset kursiivilla)
Rekisterinpitäjä:
Salibandyseura Vantaa ry (SB Vantaa)
y-tunnus 1484328-7
Sähköposti sbvantaa
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Puheenjohtaja Riitta Hellgren, etunimi.sukunimi@sbvantaa.fi, puh. 050 344 3296
Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Lain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen tarkoitusperien toteuttaminen. Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten (ml. joukkueiden nimetyt toimihenkilöt) osalta Salibandyseura Vantaa ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.
Yhteistyökumppaneiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Salibandyseura Vantaa ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyön hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsen- ja kausimaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet.
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot:
Yhdistyksen jäsenet ja alaikäisten jäsenten huoltajat sekä seuran yhteistyökumppanit yhteyshenkilöineen.Kerättävät tiedot:
- jäsenen tai yhteistyökumppanin nimi
- jäsenen tai yhteistyökumppanin postiosoite
- jäsenen henkilötunnus
- jäsenen tai yhteistyökumppanin puhelinnumero
- jäsenen tai yhteistyökumppanin sähköpostiosoite
- alaikäisen jäsenen huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- valokuva ja valokuvauslupa
- rooli yhdistyksessä (esim. pelaaja, valmentaja, huoltaja, joukkueenjohtaja, yhteistyökumppani)
- jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero ja -tyyppi
- jäsenen vaatekoko
- jäsenen osallistuminen harjoituksiin, kilpailuihin ja muihin tilaisuuksiin ja niissä suoriutuminen
- valmentajien suorittamat valmentajakoulutukset ja osallistuminen tilaisuuksiin
- toimintaan osallistuvien henkilöiden allergiat ja sairaudet, joilla voi olla vaikutusta osallistujan turvallisuuteen toiminnassa
- harjoituspeleissä käteisellä maksettujen tuomari- ja toimitsijapalkkioiden maksunsaajatiedot (henkilötiedot ml. henkilötunnus) kirjanpitoa ja viranomaisilmoituksia varten
Säännönmukaiset tietolähteet:
Tiedot kerätään yhdistyksen jäseniltä ja tapahtumiin osallistuvilta itseltään tai näiden huoltajilta esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden ja yhteistyön aikana tai joukkueenjohtajien ja rahastonhoitajien kautta sekä MyClub-ilmoittautumisjärjestelmän ja Salibandyliiton lisenssirekisterin kautta.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Salibandyseura Vantaalle.
Tietojen säännönmukainen luovuttaminen:
Tieto jäsenistä ja yhteistyökumppaneista luovutetaan seuran kirjanpidon ja tilintarkastuksen yhteydessä kirjanpitotoimistolle sekä tilintarkastajalle (tilitositteet ja maksutiedot). Jäsenen ja muun toimintaan osallistuneen maksamattomat maksut ohjataan tarvittaessa perintätoimistolle tarvittavine henkilötietoineen.
Niiden henkilöiden henkilö- ja palkkiotiedot, joille on maksettu palkkaa tai palkkiota, luovutetaan lakisääteisesti vaadittaville tahoille (esim. veroviranomaiset, vakuutusyhtiö, työterveyshuolto).
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Salibandyliitolle
- urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (passit) rekisteröimistä ja hallinnointia varten
- otteluiden tilastointia ja osallistujatietojen ylläpitoa varten
- joukkueiden ja seuran yhteyshenkilöiden rekisteröimiseksi
- Salibandyliiton organisoimiin tapahtumiin (koulutukset, muut tapahtumat) osallistumisen rekisteröimiseksi
Rekisteriä hoitavat yhdistyksen puheenjohtaja ja seuran päätoimiset työntekijät. Joukkueen pelaajien tietoja käsittelevät edellisten lisäksi joukkueen nimetyt joukkueenjohtaja, valmentajat ja rahastonhoitaja.
SB Vantaan käyttämät järjestelmät, jossa jäsentietoja säilytetään ja julkaistaan
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisten palveluntarjoajien sähköisiä jäsenpalveluita, joiden avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanitietoja, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Käytetyt palveluntarjoajat ja järjestelmät ovat:
- MyClub-palvelu, Taikala Oy
- SuomiSport.fi salibandyn lisenssirekisteri, rekisterinpitäjä Salibandyliitto
- Palvelusivusto, , rekisterinpitäjä Salibandyliitto
- TiTu (tilastointi ja tulospalvelu), rekisterinpitäjä Salibandyliitto
- Nimenhuuto.com, Sports Connected Oy
- Uudenmaan Tilikartta Oy (kirjanpito)
- Talhal Oy (tilintarkastus)
- Suomen Perintätoimisto Oy / Axactor Finland Oy (perittävät saatavat)
- Kotisivukone, Fonecta Oy (seuran nettisivut)
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei tietojen luovutusta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Manuaalinen aineisto
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.
Digitaalinen aineisto
Rekisterien tiedot on tallennettu palvelimille, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä palvelimen osoitteen.
Palveluihin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Tietoliikenne on SSL-suojattu.
Rekisteröidyllä henkilöillä on pääsy järjestelmiin tallennettuihin omiin tietoihinsa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista silloin, kun hän ei ole enää yhdistyksen toiminnassa mukana. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti Rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.